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询价采购的六个阶段,你了解多少?

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询价采购方式一般适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目。关于询价采购的六个阶段,你了解多少?还不清楚的一起来看看吧!

询价采购的六个阶段,你了解多少?


一、询价准备阶段

(一)进行采购项目分析

集中采购机构在受理采购单位委托的采购项目后,要对采购单位提出的采购项目计划和采购方案,从资金、技术、生产、市场等几个方面进行全方位综合分析,为确定科学的采购方案和完整的采购项目清单做好准备。

(二)制定采购方案及采购清单

对经分析、论证后的采购方案,集中采购机构要会同采购单位及有关方面的专家对采购项目进行论证和可行性分析,有必要时,要组织有关方面对采购单位进行现场考察,制定最终的采购方案,确定最后的采购项目清单,明确有关技术要求和商务要求。

(三)编写询价书

集中采购机构要结合项目特点,根据对项目的分析、论证情况和采购项目清单及有关技术要求编制询价书。

(四)询价书的确认

询价书编制完成后,须送采购单位审核确认,经采购单位法定代表人或授权委托人签字并加盖公章后,方可正式印制。

(五)邀请供应商

按照询价书确定的供应商资格条件和邀请方式,邀请相关供应商前来参与报价。邀请供应商可采取公开方式和有限邀请方式。

(六)进行资格预审

对有兴趣参与报价的供应商进行资格预审,主要是对其提交的有关资格证明文件进行审查,包括基本资格审查和专业资格审查等。如采取有限邀请方式,可不需进行资格预审。

(七)发出询价书

对经过资格审查、符合项目要求的供应商发出询价书。

(八)成立询价小组

询价小组主要负责对各供应商提供的报价按照询价书的规定进行独立评价。

(九)制作评价办法和文件

评价办法和文件是供询价小组成员在评价过程中和集中采购机构在确定成交过程中使用的有关材料,包括评价标准、评价办法、确定成交原则等。

二、询价及评价阶段

(一)公开报价

各供应商应在规定的时间内向集中采购机构提交报价文件,报价文件中应一次报出一个不可更改的最终报价,以确保公平竞争。

(二)询价小组审阅报价文件

询价小组全体成员审阅各供应商的报价文件,主要审查各报价文件的完整性、对采购方案的完全响应性,报价单位资格及资质的符合性等,以判定报价文件的有效性等。

(三)询价小组进行综合评价

询价小组要对各供应商的报价进行综合评价,评价的依据主要是询价书、评价办法和文件及事先制定的评定成交的标准等,并确保公平地对待每一个报价单位提交的报价。

(四)询价小组推荐供应商

询价小组根据综合评价情况,推选预成交供应商名单。

在一般情况下,成交供应商应是符合采购要求、质量和服务相等、且报价最低的供应商。

(五)询价小组出具询价报告

询价小组应向集中采购机构出具询价结果报告。

(六)确定成交供应商

集中采购机构根据询价小组的询价结果报告及其推选的预成交单位名单,依照询价书、评价办法和文件、事先制定的确定成交的原则,确定最终成交的供应商。

(七)签发询价结果通知书

集中采购机构向成交供应商签发询价结果通知书(成交通知书),并将评价结果通知所有参与报价的供应商。

(八)签订采购合同

集中采购机构应在询价书规定的时间内组织供需双方(指成交供应商与采购单位,下同)进行技术和商务交流,协商签订采购合同。

三、项目实施阶段

项目实施阶段,即合同履行阶段。在这个阶段,供需双方按照已生效的采购合同,在集中采购机构的监督下,履行各自的责任和义务;合同履行过程中,一般不得变更,如需变更,供需双方应按合同有关条款协商解决,并按合同签订程序报经集中采购机构审核确认;对涉及重大变更事项的协商,由供需双方提出申请,集中采购机构组织进行;经协商一致的变更事项,应签定书面补充协议。

四、项目验收阶段

全部项目完工后,为了检验采购成果和供应商履约情况,应组织对项目完成情况进行总体验收。验收的依据为该项目的合同书及国家有关质量标准(验收依据和标准应事先在合同中规定)。

五、结算和文件整理阶段

(一)采购结算

项目验收结束后,由集中采购机构依据验收报告,按照采购合同规定的付款条件及付款方式,办理合同款项支付手续;政府采购资金管理部门根据集中采购机构的款项支付手续,向供应商支付采购资金,并进行政府采购资金结算账务处理。

(二)采购文件的整理

集中采购机构按照《政府采购法》对采购文件管理的有关规定,整理询价采购整个过程的文件、资料,归集采购档案,定期汇总、上报政府采购信息。

六、售后服务阶段

本阶段是询价采购活动的最后一个阶段,在这一阶段,供需双方应继续按照合同规定,履行各自责任和义务;集中采购机构应按照政府采购制度规定和合同条款,及时协调解决合同履行过程中双方的争议和纠纷,对双方履行合同的情况特别是供方的售后服务情况进行监督检查,直至合同有效期满。

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