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关于印发《黄山市公共资源交易中心业务档案管理办法》的通知

各区县分中心、市交易中心各科室：

为进一步规范公共资源交易业务档案管理，有效保护和利用档案资源，现印发《黄山市公共资源交易中心业务档案管理办法》，请认真贯彻执行。

黄山市公共资源交易中心

2019年10月14日

黄山市公共资源交易中心业务档案管理办法

第一章  总则

第一条  为进一步规范黄山市公共资源交易中心(以下简称“中心”)业务档案管理工作，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《电子招标投标办法》《企业国有资产交易监督管理办法》和《招标拍卖挂牌出让国有建设用地使用权规定》等有关规定，结合中心实际，制定本办法。

第二条  本办法所称业务档案是指在公共资源交易活动中形成的具有保存价值的文字、数字、图表、声像、光盘等不同媒质载体的记录和内容，包括纸质档案和电子档案。

第三条  业务档案实行统一管理。中心设立档案室，配置兼职档案管理人员办理各科室的业务档案接收(入库)、保管、查询、调阅等工作。

第四条  业务档案是记录和反映工程建设、采购、产权和国有土地交易等活动的重要资料和证据，中心应加强日常管理工作。

第二章  业务档案明细

第五条 工程建设项目档案资料包括但不限于以下内容：

(一)办理项目登记资料

1、招标备案书;

2、立项批复;

3、初步设计批复(概算批复);

4、资信落实证明;

5、招标代理协议书;

6、图纸审查合格书;

7、项目先行审计文件;

8、可行性研究报告。

(二)招投标资料

9、招标公告或邀请函;

10、招标文件及补充文件、清单、控制价;

11、资格预审资料;

12、评标报告;

13、中标人的投标文件;

14、中标通知书;

15、工程建设项目合同;

16、开评标现场声像电子光盘资料;

17、其他应归档资料(如：澄清异议材料和投诉的相关调查处理资料等)。

第六条  采购项目档案资料包括但不限于下列内容：

1、采购申请表或集中采购委托书;

2、采购需求;

3、进口产品审批表;

4、信息化项目主管部门的审批文件;

5、达到公开招标限额标准的项目采用其他方式的审核资料等;

6、招标代理协议书;

7、资格预审资料;

8、采购公告及文件;

9、对已发出的采购文件的必要澄清、修改、质疑投诉材料等;

10、评标报告;

11、采购人确认成交供应商资料;

12、中标(成交)人的投标(响应)文件;

13、中标(成交)通知书;

14、对采购过程或中标(成交)结果的质疑、投诉等材料;

15、采购合同;

16、开评标现场声像电子光盘资料;

17、其他应归档资料(如对质疑、投诉的相关调查及处理资料等)。

第七条 产权交易项目档案资料包括但不限于下列内容：

1、产权交易项目申报(受理)登记表;

2、产权权属证明文件;

3、主体资格证明材料(组织机构代码证等);

4、产权交易申请及国资部门批准文件;

5、资产评估等证明材料;

6、产权受让申请登记表;

7、承诺函;

8、公告审核审批表、产权项目公告;

9、产权转让成交确认书;

10、产权转让合同。

第八条 国有土地交易项目档案资料包括但不限于下列内容：

1、国有土地挂牌出让函;

2、国有土地挂牌出让公告、文件审核备案表;

3、国有土地挂牌出让公告;

4、国有土地挂牌出让文件;

5、竞买申请书;

6、联合竞买协议书;

7、承诺书;

8、授权委托书;

9、报名审核表;

10、竞买资格确认书;

11、国有建设用地使用权挂牌出让竞买报价单;

12、成交确认书;

13、成交公示;

14、国有建设用地使用权出让合同。

第三章  档案移交、存档

第九条 纸质档案的形成、收集、整理、移交、存档按照下列步骤进行：

1、中心各业务科室应确定专人作为纸质档案责任人，负责业务档案的收集工作。项目中标(成交)结果或终止公告发布后7日内，招标代理(中介)机构负责整理业务档案，确保档案完整后移交至对应业务科室档案责任人，并办理移交手续;

2、业务科室档案责任人应在接收档案后5日内对受理的档案进行核验，核验通过的将进行登记、编写卷宗号并移交给中心兼职档案管理人员，核验不通过的应一次性告知招标代理(中介)机构;

3、兼职档案管理人员应在接收档案后一个月内，按照相关规范要求录入市档案管理部门的档案管理系统，并将档案装订成册后入盒存档;

4、纸质档案实行一年一移交制度，由中心具体与市档案管理部门对接，将一个年度内的业务档案按要求编制移交清册后，与市档案管理部门办理移交手续。

第十条  电子档案的形成、提交、核验和推送按照下列步骤进行：

1、中心业务科室应确定专人作为电子档案责任人，负责核验电子档案。项目中标(成交)结果或终止公告发布后7日内，招标代理(中介)机构负责在交易系统上传、获取电子档案资料，确保电子档案完整后提交至对应业务科室档案责任人;

2、业务科室档案责任人应在5日内对提交的电子档案进行核验，核验通过的推送至市档案管理部门数字档案管理系统，核验不通过的应一次性告知招标代理(中介)机构;

3、兼职档案管理人员负责进入市档案管理部门数字档案管理系统将中心各业务科室推送的电子档案在一个月内进行入库，入库后即完成电子档案的存档工作;

4、因合同存档时间的滞后性，中心各业务科室电子档案责任人可以直接获取电子合同并推送至市档案管理部门数字档案管理系统，经中心兼职档案管理人员入库后存档。

第十一条  纸质档案和电子档案的存档资料应保持一致。

第四章  档案管理、查询、借阅

第十二条  中心档案室由兼职档案管理人员负责管理，其他人员不得擅自进入。

第十三条 档案室配备档案装具、光盘柜、消磁柜、空调、除湿机、防虫防霉药丸、温度计、湿度计、消防器材等设施设备，建立档案收进、移出、销毁库存登记簿，并按类别进行标记、统计。

第十四条 兼职档案管理人员需每天记载档案室内的温度和湿度，定期检查设施设备和档案保管情况并做好记录，发现问题应及时向中心各业务科室和领导反馈。

第十五条 中心应建立档案查询借阅台账，记录档案名称、形式(纸质或电子)、事由及用途、查询借阅人及其联系方式、查询时间、借阅期限、经办同意人、归还时间等信息。

第十六条 兼职档案管理人员需严格执行查询借阅档案程序，对于借出和归还的档案应仔细核查完整性，不得出现迟还、拆封、抽页、涂改、转借、损坏、丢失等情况，一经发现，应及时反馈至经办同意人，并追究有关人员责任。

第十七条 查询借阅档案按下列程序履行手续后，由兼职档案管理人员具体执行：

1、本单位人员需要查询、借阅业务档案的，由兼职档案管理人员进行登记并经对应业务科室负责人同意。

2、外单位人员需要查询、借阅业务档案的，需出具书面申请函和身份证明材料，经业务分管领导同意后由相关业务科室协助办理。

3、查询借阅档案属重大、社会关注度较高或涉及民生、公共利益的项目，以及业务分管领导认为属于重要档案范围的，需经中心主任批准同意。

业务档案一般不外借使用，确须借出的，应经中心主任批准同意并由兼职档案管理人员完整记录外借的所有资料。

第五章 档案安全保密

第十八条 档案的保管期限为15年，对保管期满的档案，应按照《中华人民共和国档案法》的规定进行鉴定和销毁，任何单位和个人不得擅自销毁。

第十九条 中心工作人员应严格执行本办法规定的档案管理、查询、借阅机制，不得擅自查阅、泄露相关信息。

第二十条 业务科室档案负责人、中心兼职档案管理人员应妥善保管档案，增强保密观念，严格执行国家档案管理的保密规定，不得玩忽职守、不得涂改、伪造、隐匿、损毁、丢失、转借、出卖、泄密和擅自销毁档案，否则将视情节轻重追究责任。

第二十一条 档案查询借阅人应在登记的事由及用途范围内使用档案，不得扩大使用范围、不得擅自传播和泄露档案内容，否则将视情节轻重追究责任。

第六章  附则

第二十二条 中心负责畅通公共资源交易系统与市档案管理部门数字档案管理系统的互联互通，电子档案通过系统直接推送至市档案管理部门存档。

第二十三条 招标代理(中介)机构未按照本办法执行的，中心将根据《黄山市公共资源交易代理机构进场交易行为考评办法》进行考核。

第二十四条 本办法由黄山市公共资源交易中心负责解释，各区县可结合实际参照执行。

第二十五条  本办法自发布之日起执行，原《黄山市公共资源交易中心业务档案管理办法》(黄交易中心〔2017〕05号)废止。