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现有的标准招标文件范本的管理模式已经无法应对招标工作需求,创新出适用于发展需要的招标文件范本模块化管理模式已成为迫切需要。
所谓招标文件范本模块化就是“以不变应万变”或“以少变应多变”的招标文件范本管理策略。主要是将各类招标文件范本章节结构统一,内容形式一致,按照不同的情形,将相同部分内容指定固化模块,形成共同使用和重复使用条款,对不同部分替换,形成模块管理。本文讨论的招标文件模块化主要是指招标文件结构、章节、技术、商务部分等的模块化,便于招标文件编制单位根据自己的需要将标准模块像搭积木一样组合成一套完整的招标文件,满足招标采购各种工程、货物和服务的需要(每个项目都不同,技术需求说明书也会不同,在编制过程中对技术部分形成统一模块,完整替换)。
招标文件范本模块化的意义
通过推行招标文件范本模块化管理,可将企业招标质量的管理思想和要求渗透到招标项目的具体实施环节。对提高招标管理水平、招标采购效率、招标采购质量等起到了积极的作用。
首先,有利于提高招标管理水平。招标文件的模块化管理不仅可以规范招标采购行为,提升招标采购的服务水平,还能提高招标采购的管理水平,减少标书中矛盾漏洞和招标质疑投诉等问题。
其次,有利于提高招标采购效率。采用招标文件范本模块化管理可以提高招标文件标准化程度,提高文件编制和审核效率,减少人为差错发生。例如,采用统一章节,招标文件模块化管理后,只能针对项目的不同情况对模板允许修改、补充的内容做“填空题”。无须每一个项目都与采购人就投标须知正文等固化形式内容进行协商、沟通,可以节约大量编制招标文件的时间。
最后,有利于提高招标采购质量。采用标准化的招标文件有利于提高招标文件编制质量。招标文件的质量是项目招标成功的关键,而招标成功(合适的供应商、合理的价格)是项目实施成功的关键,所以说,采用标准化模块化的招标文件也有利于提高项目的采购质量,减少投诉、质疑的发生。